コピーライティング

ライティング(writing)で、分かりやすい文章にするための「6つの基本」とは


ライティング(writing)とは・・・直訳すると、「書くこと」や「執筆」という意味になります。

文章は、ライティングによって「分かりやすく」なったり「説得力」が増したりします。
また、逆に分かりにくかったり、説得力が無かったりするのも、ライティングスキル次第です。

特に、これを意識する場面は、ビジネス文書を書くときでしょう。

上司から、「もっと簡潔に分かりやすく報告書をまとめなさい」と、新人時代に言われた方も多いと思います。

また、文章を上手く書けないことで、ミスコミュニケーションを生みやすく、それがあなたの評価にも繋がります。

ヒドイ場合だと、取引先から「文章の分かりにくさ」が原因で、クレーム等につながる恐れもあるでしょう。

このように、「ライティングスキル」が求められるのは主にビジネス上ですが、仕事以外でも「分かりやすさや説得力が求められる文章」を書くシーンはありますよね。

例えば当ブログでは、記事を書く際は必ず「読者が読みやすい文章」にするように心がけています。
なぜなら、読者が読みやすいか読みやすくないかで、「アクセス数」に大きく影響するからです。

下図を見てください。

記事 アクセス数

これは、当ブログの「人気記事の一日あたりのアクセス数」になります。

上図からも分かる通り、今では1記事だけで1日に500以上のアクセスを集めるまでになっています。

ですが、半年前まではブログ全体の記事を合わせても1日に100にも満たないアクセス数でした。

ここまで右肩上がりで推移してこれたのは、徹底的に読者目線に立って、分かりやすさを重視したライティングにこだわってきたからです。

これは、別にむずかしいことではありません。

ライティングスキルは、文章を分かりやすくする「ポイント」を意識するだけで、簡単にアップできるのです。

そこで今回の記事では、この「ポイント」について6つにまとめましたので、順に解説していきます。

分かりやすい文章にするための、ライティング(writing)の「6つの基本」

ライティング(writing)の「6つの基本」

以下が、各ポイントになります。

  1. 読者の立場になってライティングする
  2. 主題で文章全体の概要を理解できるようにする
  3. 文章構成を最適化する
  4. 一つの文では、一つのことだけ述べるようにする
  5. 箇条書きでまとめる
  6. 文字のサイズと行間を最適化する

では、順に詳細を解説していきましょう。

  1. 読者の立場になってライティングする

    ライティングの基本 読者目線に立つ

    分かりやすい文章を書く上で、最も重要なのが「読者の立場」になって書くことです。

    ・この文章を読む読者は「誰」になるのか?
    ・読者の求めている情報は何なのか?
    ・読者の理解しやすい「言葉選び」ができているか?
    ・読者が知らなそうな用語や漢字を使用していないか?

    など、徹底的に「読者目線」にたって文章を書くことが、最も重要なポイントです。

    例えば、当ブログの記事を書く際も、必ず「読者」が誰になるのかをイメージして、その読者が求めている情報を書くようにしています。

    当記事であれば、読者像を下記のように設定しています。

    検索エンジンで、「ライティングとは」又は「ライティングの基本」といったキーワードで検索してきた人

    このように、読者像を具体的にイメージすることで、その読者の求めていることが明確化されます。

    あとは、その「求めていること」を解決してやる文章にできれば、「読者を意識した文章」になるでしょう。

    ライティングをするさいは、決して「自分勝手な文章」にしてはいけません。
    相手を考慮していない「自分勝手な文章」に、「分かりやすさ」など無いと等しいでしょう。

  2. 主題で文章全体の概要を理解できるようにする

    ライティングの基本 主題設定

    ビジネスマンは、忙しい人であればある程「時間」がありません。

    なので、ビジネス文書を書く際も、読者に短時間で必要な情報を伝達するよう意識することが重要です。

    例えば、管理職が1つの文章を読むのに費やす時間は、「約30秒」と言われています(参考元は、「Logical Skill Lab」の、メニュー「なるべく読ませないように書け!」)

    「30秒」といった短い時間で理解してもらうためには、最初の主題で「文章全体の概要」を表すことが大事です。

    社会人であれば、よく言われますよね。

    「結論から先に述べなさい」と。

    これと一緒で、文章を書く際も、読み手に最も「主張したい事」を最初に持ってきます。

    こうすることで、読み手は文章全体のあらすじを把握したまま読み進めれるので、先の理解がスムーズにいきます。

    また、ななめ読みや拾い読みもしやすくなるメリットもあります。

    当ブログでも、記事のタイトルと各「見出し」を設定する際は、必ず「文章全体の概要」を把握できる内容にしています。

    それは、インターネット上にあるWebページやブログ記事を読む「読み手」は、基本的に「流し読み」で記事を読んでいくといった特徴があるからです。

    本とは違い、インターネット上の情報を、初めから「精読」するつもりで読む人は、ほとんどいません。

    なので、ブログ記事を書くさいは、読み手が「流し読み」でも十分理解できるように配慮した文章にしなければならないのです(こちらでも詳しく解説しています→文章の書き方で4つのポイントを守ったら、1記事で1日500人以上の方に読まれるようになった

    その最も効果的な方法が、主題で「文章全体の概要」を表すことです。

    こうすることで、読み手は「記事のあらすじ」を把握したまま進めるので、スムーズに読み進めていくことが可能になります。

    ※「タイトル」の設定手順に関しては、こちらでも詳しく解説しています→タイトル(title)を設定する手順と、設定する際のポイントを5つにまとめてみた

  3. 文章構成を最適化する

    読み手にとって分かりやすい文章にするためには、文章の構成も非常に重要なポイントになります。

    分かりやすい「文章構成」というのは、下図のようにピラミッド構造になっています。

    ライティングの基本 ピラミッド構造

    「大見出し」というのが、文章全体の主題(タイトル)になります。
    その下には、文章全体を一定の法則にしたがって分類した各項目の主題である「中見出し」。

    そしてその下には、「中見出し」の詳細な内容が構成されています。

    以下に、例を挙げましょう。

    仮に「大見出し(タイトル)」を、「SEO対策でやっておくべき3つのポイントについて」とした場合、

    「中見出し」には、それぞれのポイント(概要)を表した内容になるでしょう(下記)

    1:ターゲットとキーワードの選定
    2:タイトルの設定
    3:コンテンツ(本文)の最適化

    そして各詳細には、それぞれの「中見出し」に沿った説明文を設定します。

    以上です。

    このように「ピラミッド構成」にすることで、「読み手」は

    「大見出し」をみて、文章全体の概要を把握し、「中見出し」を一覧するだけで文章の構成を理解することができます。

    あとは、気になる「中見出し」については精読し、興味のない「中見出し」については読み飛ばすといった行動をとることもできます。

    また、各「詳細内容」については、中見出しに沿った内容になっているので、読み手が(何に関しての内容になっているか)迷うこともありません。

    このように、文章をピラミッド構成にしておくことで、読者に配慮した分かりやすい文章構成になるのです。

    当ブログも、基本的にこのピラミッド構造に沿った文章構成にしていますが、さらに「ブログを見にくる読者」用に最適化をしています。

    詳しくは、こちらで解説しています→文章構成を3つに分類する事で、「ビジネス文書」や「ブログ記事」用に最適化してみた

  4. 一つの文では、一つのことだけ述べるようにする

    ライティングの基本 1文にたいして1つの主張

    下記の文を読んでみてください。

    ブログのアクセス数を上げるためにやっておくべきことは、まずタイトルの設定で、読者が興味を持ち、記事の内容の大枠を理解できることと、記事本文でその具体的な内容について、ちゃんと述べられている事や、実際に起きた事例や、数字で表せれる部分は数字で表すことと、あとは、最後に記事の総括をする部分である「まとめ」の章で、もういちど記事で述べている事を繰り返すことである。

    読んでみてすぐに分かると思いますが、上記は非常に悪い「例文」になります。

    もし、このような文をブログに載せていたら、間違いなく読者は、途中の辺りで「もういいや!」と離脱してしまうでしょうね。

    読み手が理解しにくい典型的な例になりますが、なぜ理解しにくいのか・・・

    それは、「1文のなかに、多数の主張内容がある」からです。

    読者の理解をうながし、分かりやすい文章にするには、原則「1文では、1つの主張のみ述べる」ことが大事です。

    複数の事を1文で述べることで、読者はそれらの内容を理解するために集中力が必要になり、無駄なエネルギーを使いますし、複数ある分、かえって印象が弱まってしまいます。

    「結局何が言いたかったの、、、」なんて状況になってしまうわけです。

    なので、「1文では、1つの主張のみ述べる」事が大事なのです。

  5. 箇条書きでまとめる

    箇条書きの利用

    下記に、箇条書きの一例を示します。

    分かりやすい文章を書くためには・・・

    ・主題で文章全体の概要を述べる
    ・文章を、ピラミッド構造にして、明瞭な文章構成にする
    ・読者が理解しやすいような言葉を使用する

    上記のように、文章を箇条書きでまとめる事で、読者は文章が見やすくなり、内容を把握しやすくなるメリットがあります。

    当ブログでも、箇条書きでまとめれる部分はなるべく箇条書きにするようにしています。

    例えば、当記事でも

    「分かりやすい文章にするための6つの基本」の、「6つの基本」については箇条書きでまとめています。

    これによって、要点をしっかりと主張できますし、箇条書きにすることで「無駄な文章」をそぎ落とすこともできます。

  6. 文字のサイズと行間を最適化する

    読者にとって分かりやすい文章にするには、文字のサイズや行間も非常に大事な要素になります。

    最も悪い例は、下記のように文字のサイズがかなり小さいことです。

    分かりやすい文章を書くためには、主題で文章全体の概要を述べ、文章をピラミッド構造にして、明瞭な文章構成にし、読者が理解しやすいような言葉を使用する事が大事です

    どんなに内容が良かったとしても、この文字サイズでは読者はすぐに読む気を失せてしまうでしょう。

    また、行間の幅も狭すぎないように調整する必要があります。

    読者への配慮として、この二つは最低限のマナーです。

以上、分かりやすい文章にするための「6つの基本」でした。

まとめ

今回の記事では、分かりやすい文章にするための「ライティング」の6つのポイントについて、順に解説してきました。

これらのポイントを考慮するだけで、「分かりやすさ」について全然違った文章になるでしょう。

また、もしあなたが「ライター関連」の職に就きたいと思ってる場合は、下記の記事も参考にしてみてください。

ライターになるには?フリーライターに求められる3つのポイントについてまとめてみた

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